Làm thế nào để vạch ra kế hoạch tổ chức sự kiện tốt nhất?

Tất cả mọi việc muốn thành công đều cần có sự chuẩn bị trước, đối với 1 sự kiện sự chuẩn bị nằm ở bản kế hoạch.Thông thường chất lượng bản kế hoạch sẽ ảnh hưởng đến trực tiếp tới sự kiện.Các yếu tố nào giúp sự kiện được tổ chức sự kiện thành công? Nên lưu ý điều gì? Những chia sẻ dưới đây hy vọng có thể giúp công việc của bạn dễ dàng hơn.

1.Loại hình sự kiện và mục đích

Các hạng mục trong bản kế hoạch luôn dựa trên tính chất của sự kiện, loại sự kiện đang được chuẩn bị tổ chức, khi xác định đúng yếu tố này bạn sẽ tiết kiệm thời gian đồng thời nâng tính chính xác của nó.Mục đích của sự kiện bạn đang tổ chức là gì? Các sự kiện khác nhau có mục đích khác nhau, ví dụ như khai trương là để ra mắt cửa hàng mới, giới thiệu sản phẩm là để quảng bá rộng rãi với mọi người,..Từng mục đích sẽ đi cùng với các mục tiêu khác nhau.

>>> Xem thêm: chuyên tổ chức sự kiện – Chọn địa điểm tổ chức uy tín

2.Những ai là đối tượng của sự kiện?

Bước quan trọng tiếp theo là xác định đối tượng của sự kiện, nó là cơ sở lập kế hoạch cho sự kiện.Nhân sự hay còn gọi là đối tượng tham gia, thông thường họ sẽ là những người đảm nhận các phần điều hành buổi lễ hay mang các tiết mục giải trí tới sự kiện.Khách mời là nhóm thứ 2, mời bằng cách gửi thiệp trước 2 tuần để họ sắp xếp công việc và xác nhận lại xem họ có thể tới không trong 2 ngày trước khi sự kiện diễn ra.

3. Thông điệp cần đạt được của sự kiện là gì?

Doanh nghiệp hay các tổ chức luôn chú trọng đến việc xây dựng ý nghĩa hay còn gọi là thông điệp của sự kiện, bởi nó không chỉ có sức lan tỏa trong cộng đồng mà nó còn là một món đòn truyền thông vô cùng hiệu quả.Vào các dịp đặc biệt, nhiều sự kiện được tổ chức hơn, không những được nhiều người quan tâm tới mà các thông điệp cũng dễ đi sâu vào các khách hàng. 

>>> Xem thêm: tổ chức sự kiện khai trương văn phòng – Bạn đã tìm đơn vị tổ chức cho doanh nghiệp của mình chưa?

4.Lên lịch cho thời gian và tìm địa điểm tổ chức cho sự kiện

Các yếu tố quyết định mức độ biết đến cũng như ít hay nhiều khách tham gia đó là ngày và địa điểm tổ chức, với một nơi có giao thông thuận lợi và một ngày giờ đúng vào thời gian rảnh của phần đa khách mời sẽ đến đông hơn.Như mục trước đã nhắc, để đảm bảo số lượng người tham dự sự kiện cần mời bằng thư trước 2 tuần, nên trong thời gian này bạn phải đảm bảo ngày giờ và địa điểm được quyết định.

5.Lập chương trình tổ chức sự kiện

Sau khi thực hiện xong bước thứ 4 bạn nên bắt đầu xây dựng một sườn sự kiện càng tỉ mỉ càng tốt, điều này không những nâng cao hiệu quả của sự kiện trong việc gây ấn tượng với khách hàng mà còn marketing hiệu quả cho mặt hàng của doanh nghiệp bạn.Các trang thiết bị nên được chuẩn bị từ trước, với những hoạt động giải trí nên bắt đầu viết kịch bản chương trình và tập dượt sẵn cho thật hoàn hảo.

6. Vấn đề truyền thông cho sự kiện

Các sự kiện luôn cần 1 kế hoạch truyền thông cụ thể, nếu biết sử dụng đúng cách nó sẽ mang lại tác động lợi ích to lớn góp phần không nhỏ vào thành công của sự kiện.Nên xây dựng các biện pháp truyền thông phù hợp nhằm đạt hiệu quả cao nhất với mức ngân sách thấp nhất.

7.Chuẩn bị ngân sách cho sự kiện.

Sau khi đã có bản kế hoạch với tất cả các hạng mục cần thiết, bạn nên lập ngay danh sách chi phí của từng hạng mục, ngoài ra nên bắt đầu khảo sát, so sánh các mặt hàng của từng doanh nghiệp rồi để có được nơi cung cấp có lợi nhất về mặt giá cả cũng như chất lượng tốt nhất.Những bước trên chỉ là cơ sở cho bạn khi bắt đầu lập một kế hoạch tổ chức sự kiện, để tạo ra một sự kiện có tầm ảnh hưởng bạn nên học hỏi thêm kinh nghiệm từ những người đi trên, những kiến thức đó sẽ giải quyết được nhiều vấn đề thực tế.

>>> Tìm hiểu: lễ khởi công xây dựng nhà máy – Đơn vị tổ chức chuyên nghiệp hàng đầu thị trường

Loading Facebook Comments ...